Am Abend des 25. Dezember 2024 wurde aus dem Rückblick auf zwölf Gemeindefreizeiten ein Vorsatz: Ordnung in Anmeldung, Zimmer und Abrechnung bringen. Die Geschichte des ersten Abends.
Es ist der 25. Dezember 2024, wir feiern die Geburt Jesu. Am Abend wird es still.
Weihnachten ist für mich auch die Zeit, in der ein Jahr zur Ruhe kommt. Man schaut zurück und, fast von selbst, nach vorn. Vor mir liegt die nächste Gemeindefreizeit im Jahr 2025. Hinter mir liegen schon zwölf.
In der Stille wachsen neue Gedanken.
Zwölf Freizeiten, dieselben Listen
Zwölf Freizeiten, mal mit 90, mal mit 150 Teilnehmern. Jede war es wert. Und jede begann mit dem Ausdruck derselben Excel-Tabelle.
- Jede Anmeldung kam auf Papier oder per E-Mail an und wurde von Hand übertragen.
- Die Zimmerliste ging mit dem Haus hin und her, bis sie stimmte.
- Bei der Abrechnung habe ich jeden Betrag mehrfach nachgeprüft.
- Mitfahrgelegenheiten fanden sich irgendwie, meistens auf Zuruf.
Jedes Jahr war es dasselbe, und es kostete Tage, die für anderes gedacht waren.
Ein Vorsatz und ein Grundgerüst
An diesem Abend wurde aus dem Rückblick ein Vorsatz: Ordnung in das Durcheinander bringen. Nicht mit einer besseren Tabelle, sondern mit einem Werkzeug, das alles rund um eine Freizeit an einem Ort zusammenführt.
Am Abend ging der erste Stand ins Repository. Ein Platzhalter mit viel Raum.
Ein Grundgerüst mit Login und Profil, noch ohne eine einzige Freizeit darin. Was zählte, stand an diesem Abend noch nicht im Code. Es sollte aber im Folgejahr entstehen, in Gesprächen über den echten Bedarf und in ersten Entwürfen auf Papier. Davon erzählt der nächste Beitrag.
Der Grundgedanke
Drei Gedanken standen von Anfang an fest:
- Einmal angeben, überall richtig. Was ein Teilnehmer bei der Anmeldung einträgt, steht danach dort, wo es gebraucht wird: in der Zimmerplanung, in der Verpflegung, in der Abrechnung. Niemand überträgt etwas von Hand.
- Jeder sieht, was er braucht. Der Veranstalter die ganze Freizeit, der Teilnehmer seine Anmeldung, das Haus einen fertigen Zimmer- und Verpflegungsplan.
- Ein verlässlicher Rahmen. Veranstalter und Teilnehmer bewegen sich auf einem sauberen rechtlichen Fundament.
Und heute
Aus dem Vorsatz ist BuchDeinZimmer geworden. Die Tabelle von damals gibt es noch, ich öffne sie nur nicht mehr. (Na gut: gelegentlich, aus Nostalgie.)
Wenn du selbst Freizeiten organisierst, kennst du diese Listen. Schau dir an, wie eine Freizeit ohne sie läuft.
